تحديات التحصيل الميداني التقليدي
- تأخر وصول نسخ السندات الورقية إلى المحاسبة أياماً.
- صعوبة معرفة المبالغ التي في عهدة كل مندوب في أي لحظة.
- خلافات مع العملاء حول مبالغ دُفعت ولم تُسجّل.
- سندات مزورة أو معدّلة يصعب اكتشافها.
- إعادة إدخال بيانات السندات يدوياً في النظام المحاسبي.
كيف يعمل تطبيق المناديب في سندات؟
يفتح المندوب سندات من متصفح جواله دون تثبيت تطبيق، ويختار العميل من قائمته أو يضيفه، ثم يدخل المبلغ وطريقة الدفع والغرض. عند الإصدار يحصل السند على رقمه التسلسلي ورمز QR، ويُسجّل وقت الإصدار تلقائياً من الخادم بتوقيت الرياض، فلا يمكن تقديمه أو تأخيره.
يرسل المندوب السند للعميل فوراً عبر واتساب أو PDF، فيحصل العميل على إثبات دفع موثّق يستطيع التحقق منه بمسح الرمز.
متابعة ما في عهدة كل مندوب
كل سند يصدره المندوب يظهر للإدارة لحظياً في قائمة «بانتظار التأكيد». عندما يسلّم المندوب المبالغ للصندوق أو يودعها في البنك، يؤكد المسؤول المالي استلامها، فيتحول السند إلى «محصّل». بهذا تعرف في أي وقت ما الذي حصّله كل مندوب وما الذي لم يُسلّم بعد.
صلاحيات مناسبة للمندوب
يرى المندوب سنداته وعملاءه فقط، ويستطيع إضافة عميل جديد دون تعديل بيانات العملاء الموجودين. يحدد المالك ما إذا كان المندوب يصدر سندات قبض فقط أو صرفاً أيضاً. لا يستطيع المندوب حذف سند أو تعديله بعد الإصدار؛ الإلغاء يتطلب سبباً ويُسجّل باسمه.
تقارير التحصيل حسب المندوب
من صفحة التقارير ترى إجمالي المقبوض والمصروف حسب المندوب والفرع وطريقة الدفع لأي فترة، وتصدّرها CSV أو Excel. هذا يسهّل احتساب عمولات التحصيل، ومتابعة أداء الفريق، واكتشاف أي تأخير في التسليم.
خطوات تشغيل التطبيق مع فريقك
- أنشئ حساب المنشأة وأضف الفروع.
- ادعُ المناديب ببريدهم الإلكتروني؛ يضبط كل منهم كلمة مروره من رابط الدعوة.
- استورد قائمة العملاء من CSV أو Excel مع أكوادهم.
- حدد صلاحيات الإصدار لكل مندوب.
- ابدأ التحصيل وتابع التأكيد من لوحة الإدارة.
يوم عمل المندوب مع سندات
يبدأ المندوب يومه بقائمة عملائه في جواله. عند زيارة العميل الأول يستلم 3,500 ريال نقداً مقابل فاتورتين، فيصدر سند قبض واحداً يذكر رقمي الفاتورتين، ويرسله للعميل عبر واتساب قبل أن يغادر المحل. وعند العميل الثاني يستلم شيكاً، فيدخل رقمه واسم البنك وتاريخ الاستحقاق.
في منتصف اليوم يرى مدير المبيعات في لوحة التحكم إجمالي ما حصّله كل مندوب حتى الآن. وفي نهاية اليوم يعود المندوب للفرع ويسلّم النقد والشيكات، فيؤكد المسؤول المالي السندات المستلمة دفعة واحدة، وتبقى أي سندات لم تُسلّم ظاهرة بوضوح للمتابعة في اليوم التالي.
عملاء بأكواد موحدة
يحصل كل عميل على كود فريد مثل C-0001 يظهر في السندات والتقارير والقيود المحاسبية، ما يسهل مطابقة التحصيل مع حسابات العملاء في برنامج المحاسبة. ويمكن استيراد قائمة العملاء كاملة من ملف CSV أو Excel يحتوي الكود والاسم والجوال والرقم الضريبي، مع معاينة الأخطاء قبل الاستيراد ومنع التكرار تلقائياً.
ثقة أكبر بين المنشأة والعميل
عندما يستلم العميل سنداً إلكترونياً برمز QR فور الدفع، يطمئن إلى أن مبلغه سُجّل باسم المنشأة لا باسم المندوب. ويستطيع التحقق من السند في أي وقت بمسح الرمز. هذا يقلل الخلافات حول المبالغ المدفوعة، ويحمي المندوب الأمين من أي اتهام، ويكشف أي محاولة لإصدار سندات خارج النظام.
كما أن وقت السند يُسجّل من الخادم بتوقيت الرياض، فلا يمكن تغييره بتعديل وقت الجوال، ولا يمكن إصدار سند بتاريخ سابق أو لاحق.
تكلفة واضحة تناسب حجم فريقك
تبدأ باقة سندات بـ99 ريالاً شهرياً شاملة الضريبة لـ3 مستخدمين وفرع، وتضيف المندوبين حسب الحاجة بـ25 ريالاً شهرياً لكل مستخدم. لا توجد رسوم على عدد السندات، ولا أجهزة خاصة يلزم شراؤها؛ أي جوال بمتصفح حديث يكفي.
حماية بيانات العملاء على جوال المندوب
لا تُخزّن بيانات السندات على جوال المندوب بل في النظام المركزي، فإذا فقد المندوب جواله يكفي أن يوقف المدير حسابه أو يغيّر كلمة مروره لتنتهي جلسته فوراً. ويرى المندوب فقط العملاء والسندات التي يحتاجها لعمله، ولا يستطيع تصدير بيانات المنشأة أو الاطلاع على تقاريرها المالية. وعند انتهاء عمل المندوب في المنشأة يُوقف حسابه مع بقاء كل سنداته محفوظة باسمه في السجل.
كما يمكن تفعيل تنبيهات أمنية بالبريد للإدارة عند إضافة مستخدم أو تغيير صلاحياته أو إلغاء سند، فتعرف بأي تغيير حساس لحظة حدوثه.
ماذا لو انقطع الاتصال في الميدان؟
يحتاج إصدار السند اتصالاً بالإنترنت لأن الرقم التسلسلي ورمز التحقق يُولّدان في النظام المركزي. في المناطق ضعيفة التغطية يمكن للمندوب حمل نماذج فارغة مطبوعة للطوارئ، ثم إدخال السند في النظام فور عودة الاتصال مع ذكر رقم النموذج الورقي في الملاحظات، وإرسال النسخة الإلكترونية للعميل.